Une plateforme en ligne dédiée à la préparation et à l’accompagnement des réunions du Comité de gestion de l'ONSS, qui allie sécurité, confidentialité et convivialité. Basée sur SharePoint, la solution est réutilisable par d'autres comités et institutions.
Le défi
Les partenaires sociaux interviennent dans la stratégie et la politique des institutions publiques de sécurité sociale telles que l'ONSS. Concrètement, à l'ONSS, cela passe par le Comité de gestion. Les points à l'ordre du jour sont confidentiels et parfois politiquement sensibles : politique, avis sur une nouvelle législation, suivi des règlements, exemptions ainsi que gestion financière et du personnel de l'institution.
Pour préparer les réunions, les membres du Comité de gestion reçoivent les documents à l'avance. Il y a quelques années encore, cette préparation se déroulait sur papier. Ce processus était lourd et coûteux, et ne favorisait pas un bon déroulement des réunions. L'ONSS a donc cherché une alternative électronique.
Il a fallu trouver rapidement une autre solution lorsque les réunions ont dû se tenir en ligne en raison de la pandémie de Covid. Dans un premier temps, le choix s'est porté sur FedSender, un service destiné aux services publics proposé par Belnet. Il garantit une transmission électronique sécurisée des documents, mais la méthode de travail reste très similaire à l’envoi sous forme papier. L'ONSS a donc voulu aller plus loin, en basculant vers une plateforme intégrée de gestion des réunions.
La solution
Depuis février 2022, l'ONSS utilise ComGest, une plateforme réutilisable de gestion des réunions basée sur Microsoft SharePoint. Développée sur mesure par Smals, elle garantit un accès sécurisé avec l'eID ou Itsme. L'application est bilingue, permettant aux participants de consulter les documents en néerlandais ou en français.
L'application se comporte comme un site web sécurisé. Tous les participants à la réunion peuvent notamment consulter le programme, les dates des réunions suivantes, les points à l'ordre du jour et les documents annexes, prendre des notes en amont et suivre le déroulement de la séance.
Les membres de la réunion peuvent accéder aux informations sur plusieurs niveaux :
- Calendrier : vue d'ensemble avec les dates des réunions passées et planifiées
- Réunion : aperçu des points à l'ordre du jour
- Aperçu de chaque point à l'ordre du jour : bref résumé du sujet et de la décision demandée
- Détail de chaque point à l'ordre du jour : documents et annexes
Les bénéfices
Les membres du Comité de gestion de l'ONSS ne doivent plus s’encombrer de piles de dossiers papier pour assister aux réunions. Cette nouvelle façon de travailler est parfaitement compatible avec les réunions en ligne ou hybrides.
ComGest permet d’allier transparence et confidentialité : les membres de la réunion peuvent consulter en temps utile tous les documents électroniquement, prendre des notes et préparer les points de discussion. En même temps, l'ONSS est assuré que les documents sont remis uniquement aux membres de la réunion.
Les membres de la réunion peuvent préparer en amont (ou faire préparer) leurs points de vue, sujets de discussion et questions par voie électronique. Pendant la réunion, les documents et les notes sont soigneusement classés par point à l'ordre du jour, renforçant ainsi l'efficacité des délibérations et la qualité de la prise de décision.
ComGest constitue également une avancée majeure sur le plan de l’archivage puisque toutes les informations et tous les documents officiels sont désormais centralisés : des invitations aux ordres du jour en passant par tous les documents annexes. Auparavant, les documents étaient parfois envoyés par courrier électronique, joints à une demande de réunion ou échangés de manière ponctuelle.
L’avenir
ComGest est conçu comme une plateforme générique de gestion des réunions. Par conséquent, moyennant un coût supplémentaire limité, la plateforme peut également être exploitée par d'autres institutions. L'ONSS étudie par ailleurs activement la possibilité d'utiliser également ComGest pour les réunions du Comité exécutif et du Comité exécutif RH.
Lorsque ComGest est utilisé au sein d'une organisation pour plusieurs réunions ou groupes cibles, le contenu peut être compartimenté au moyen d'onglets. Les participants ont alors uniquement accès à la documentation relative aux réunions spécifiques ou aux points à l'ordre du jour qui les concernent. Cela garantit dès lors la confidentialité.
Suivant l'exemple de l'ONSS, l'ONEM a également décidé d'utiliser ComGest pour gérer les réunions de son Comité de gestion.
« Nous voulions éviter de transposer à l'électronique un modèle identique à l'environnement papier ».
Un client témoigne
Olivier Vander Biest
Conseiller juridique de l'ONSS
