AAAS - Archiving-as-a-Service

Overzicht

Service om digitale informatie bewijskrachtig te archiveren met als doel, ze na verloop van tijd toegankelijk te maken en te gebruiken, en dat door het behoud ervan te beheren

Als overheidsinstelling moet je de bewaring en toegankelijkheid van digitale informatie op lange termijn garanderen. Of het nu gaat om informatiedoeleinden of om wettelijke naleving, Archiving As A Service (AAAS) biedt je een veilige, elektronische archiveringsoplossing met bewijskracht. Deze service richt zich zowel tot instellingen zonder archiveringssysteem als instellingen die hun systeem willen moderniseren. Het maakt een economisch en duurzaam beheer van digitale archieven mogelijk, en tegelijk wordt het toekomstige gebruik ervan makkelijk gegarandeerd.

Functionele beschrijving

Deze gedeelde service garandeert de integriteit en authenticiteit van digitale informatie alsook na verloop van tijd hun leesbaarheid en toegankelijkheid, hetzij als bewijs of ter informatie.

Deze digitale archiveringsoplossing neemt de vorm van een multi-tenant service aan, voor iedereen toegankelijk. Deze wil zo generiek mogelijk zijn en dekt de fundamentele behoeften op het vlak van elektronische archivering met bewijskracht.

Het is een essentieel onderdeel bij de dematerialisering van processen en uitwisselingen om de rechtszekerheid van de instelling te verzekeren.

Archiving-as-a-Service (de REST-service ArchiveManager) biedt volgende functionaliteiten: 

• Archiveren en bewaren van elektronische documenten met bewijskracht (sterke garantie van integriteit en authenticiteit)
• Beheren van de bewaartermijnen
• 'Online' raadplegen van gearchiveerde documenten
• Herstellen van kopieën van meerdere gearchiveerde documenten (grootschalige extractie)
• Stopzetten en hernemen van de levenscyclus van het archief
• Wijzigen van de begindatum van bewaring

Doelpubliek

De service is beschikbaar voor alle openbare instellingen. 

De belangrijkste use cases zijn de volgende

• Enterprise Content Management toepassing / Case Management

De toepassingen ECM, Case Management, Record Management worden vaak gebruikt binnen de openbare instellingen om documenten te beheren. Documenten moeten gearchiveerd worden, want ze vormen bestanden van een dossier. Hun bewijskracht is belangrijk, gezien deze documenten kunnen dienen als bewijsstuk voor de rechtbank of toelaat de originele papieren te vernietigen.

• Toepassingen voor de uitwisseling van digitale gegevens

Met de ontwikkeling van het eGovernment neemt de uitwisseling van digitale gegevens tussen partners toe. Deze gegevensuitwisseling vervangt de oude vormen en vormt het bewijs dat moet bewaard moet worden, gezien zij de basis vormen van de acties ondernomen door de openbare instellingen.

• Transactionele logs

Om toegang tot toepassingen te krijgen gebruikt een groot aantal  partners talrijke transversale services. Deze services genereren een aanzienlijk aantal transactielogs, die om bewijskrachtige redenen moeten worden bijgehouden om te kunnen aantonen wie op welk moment toegang had tot welke toepassing.

• Business-toepassing

Veel business-toepassingen integreren de ontvangst en het opmaken van documenten, die ook bewaard moeten worden ter informatie of als bewijskracht met voldoende garanties wat gegevensvervalsing betreft. Vaak worden functionaliteiten voor archivering en beveiliging binnen de toepassingen ontwikkeld zonder noodzakelijke garanties voor een bewaring met bewijskracht.

• Elektronische facturatie

Elektronische facturatie is een factor die volop groeit, gezien de winst die het oplevert tegenover een papieren factuur. De aanbevelingen van FOD Financiën leggen strikte regels op voor digitale archivering, die een veiligheidsniveau vereisen om de bewijskracht van de documenten te behouden.

• Gegevens bewaard in databanken

De voortdurende toename van het volume aan bewaarde gegevens in de databanken leidt tot operationele problemen (langere antwoordtijden, moeilijkheden om de performanties te handhaven...) terwijl een grote meerderheid van gegevens aanwezig in productie-databanken weinig of zelfs helemaal niet gebruikt wordt.  Het archiveren van gegevens opgeslagen in de databanken biedt een antwoord op deze verschillende uitdagingen.

Je kan er ook gegevens vanuit een verouderde toepassing mee archiveren, zodat je deze niet langer hoeft te onderhouden om nog toegang te hebben tot deze gegevens.

Integratievoorwaarden

De service ArchiveManager (AAAS) heeft volgende integratievoorwaarden

• De administratieve stappen ondernomen hebben om toegang tot de service te krijgen (integratie met de identificatie- en authenticatieservice van de sociale zekerheid) en om de archiveringsbewijsstukken te mogen tekenen (integratie met de service voor digitale ondertekening SepiaDocumentSigner van de sociale zekerheid - integratie die de facto toegestaan is bij gebruik van ArchiveManager)
• De business archiveringsregels vastgelegd hebben voor elk type van de te archiveren documenten

Bijkomende informatie

• Een archiveringsaanvraag kan voor één document tegelijk
• Het systeem is asynchroon; de documenten worden niet onmiddellijk gearchiveerd, het kan tot 24 uur na ontvangst van de archiveringsaanvraag duren (afhankelijk van de archiveringsregel van het document)
• De documenten kunnen  pas geconsulteerd worden  wanneer ze gearchiveerd zijn

Documentatie

Een CookBook met business- en technische aspecten van de AAAS - Archiving-as-a-Service en al zijn functionaliteiten is beschikbaar. 

• Korte beschrijving van de service
• CookBook
• AAAS in de G-Cloud catalogus

Contact

Contact: ReuseOperational@smals.be