Digitalisering van een factureringsproces

De uitdaging

Met de zesde staatshervorming werden verschillende federale bevoegdheden gewestelijke bevoegdheden. Dit is het geval voor de financiering van de woonzorgcentra. Deze bevoegdheid werd overgedragen op 1 januari 2015. Vanaf 1 januari 2019 heeft Vlaanderen het beheer overgenomen.

Naar aanleiding van de overdracht van de bevoegdheid besliste Vlaanderen om de informatiestromen te digitaliseren. 

Begin 2017 deed Vlaanderen een beroep op Smals om dit project uit te voeren. De ontwikkelingen gingen van start in juli. De beschikbare tijd was kort, namelijk amper anderhalf jaar.

De oplossing

De Hulpkas voor Ziekte- en Invaliditeitsverzekering (HZIV) had reeds een vergelijkbare toepassing ontwikkeld. Het ecosysteem was vergelijkbaar: het ging om een terugbetaling van gezondheidszorgen. 

Vlaanderen heeft een akkoord gesloten met de HZIV om de toepassing te hergebruiken. Om alle gestelde digitaliseringsdoelstellingen te bereiken, werd de toepassing van de HZIV aangepast aan de behoeften van Vlaanderen. Er werden ook nieuwe componenten ontwikkeld.

De hergebruikte toepassing omvat onder meer het volgende:

• elektronische facturering
• nomenclatuurcodes (RIZIV)
• werkplekken
• zorgverstrekkers
• verbinding met het platform van het Nationaal Intermutualistisch College
• tarifering
• terugbetalingspercentages

De voordelen

Vlaanderen heeft dankzij dit project zijn digitaliseringsdoelstellingen bereikt. 

De inproductiestelling werd uitgesteld naar 1 april 2019. Op die datum werden de eerste gegevensstromen uitgewisseld. Zonder hergebruik was dit niet mogelijk geweest. Momenteel gaat de implementatie in de woonzorgcentra voort.

Dit project vergde heel wat inspanningen maar was erg leerrijk. Hou rekening met de volgende zaken bij het overnemen van een complete toepassing: 

• Stel gemengde teams samen, waarbij bron- en doelorganisme nauw samenwerken.
• Bestudeer vanaf het begin van het project of het nuttig is om in lijn te blijven met de oorspronkelijke implementatie. 
• Als er scherpe business-verschillen zijn, kies er dan onmiddellijk voor de implementatie aan te passen.
• Zorg voor kennisoverdracht, zodat het ‘hergebruikende’ organisme autonoom is. 
• Schat de inspanning in die nodig is om de code te integreren in de stack van de doelorganisatie (stack: geheel van technologische tools die gebruikt worden om een programma te doen werken).
• Ken de business en de behoeften goed voordat je een hergebruikproject opstart.

Met hergebruik hebben we de juiste keuze gemaakt. Zonder hergebruik zouden we de deadlines niet gehaald hebben.